Pasar de reuniones cara a cara a reuniones en línea puede ser un gran cambio para todo el equipo. El apoyo es clave para ayudar a todos a hacer la transición a la nueva forma de colaboración.
Preparar una videoconferencia bien organizada se puede utilizar para capacitar eficazmente a los empleados, cerrar una venta importante, establecer objetivos comerciales y mantener los proyectos importantes en el camino correcto.
Una reunión exitosa comienza mucho antes de que todos estén reunidos en una sala de videoconferencias; por ello debemos preparar la videoconferencia con antelación. La persona que dirige la reunión debe hacer arreglos, reunir materiales, enviar invitaciones y coordinar las actividades.
Desde Electrotel Barcelona hemos realizado una selección de las 3 tendencias más relevantes del 2020, de como afectaría tanto a nivel usuario como a nivel profesional.
Los participantes deben estar preparados para manejar cualquier tarea requerida, proporcionar comentarios, hacer presentaciones o intercambiar ideas. Hacer el trabajo preliminar con anticipación hará que la reunión se desarrolle sin problemas y lo ayudará a alcanzar sus metas.
Como preparar una videoconferencia y realizar una buena reunión
1. Determine si está llevando acabo la reunión o espera participar de alguna manera. Si está a cargo de los arreglos, esté listo para coordinar la programación, los materiales y el ritmo de la reunión.
2. Establezca una meta para la reunión. Decida si está tratando de realizar una venta, incorporar a un inversor, capacitar a los empleados sobre las políticas de la empresa o intercambiar ideas sobre nuevos productos.
Para preparar a los participantes…
3. Establezca una agenda para la reunión. Avise a los participantes si se espera que la reunión sea particularmente larga. Deje tiempo para ir al baño o para tomar un refresco. Prepare un horario si habrá varios oradores o presentadores.
4. Haga arreglos para una sala de reuniones, una conferencia telefónica o una videoconferencia. Reserve un horario que funcione para todos los participantes clave. Llame o envíe un correo electrónico al grupo para asegurarse de que el horario elegido funcione para todos.
5. Envíe los detalles de la hora y la ubicación a todos los participantes. Si está tratando con empleados, avíseles si la asistencia es obligatoria u opcional. Envíe por correo electrónico números y códigos de llamadas entrantes de conferencia si está organizando una reunión telefónica o videoconferencia.
Para preparar el lugar…
6.Prepárese para cualquier equipo necesario. Por ejemplo, si va a tener una presentación por computadora, asegúrese de que la sala de conferencias tenga una pantalla y un proyector. Sepa cómo conectar su PC o portátil al proyector para no tener que perder un valioso tiempo de reunión tratando con detalles técnicos.
7. Prueba tu presentación antes de hacerlo frente a los clientes. Asegúrate de que tu argumento de venta o inversión sea profesional, conciso e interesante. Los gráficos interminables proyectados en una pantalla no hacen que las reuniones sean atractivas. Comprende a tu audiencia, cómo puede satisfacer sus necesidades y qué objetivos desea alcanzar.
8. Reúna los materiales. Imprima folletos. Asegúrate de que haya suficientes sillas para todos. Prepara refrigerios o haz arreglos de catering si es necesario.
9.Recuerde a los participantes 24 horas antes o en la mañana de la reunión en sí. Trate de comenzar la reunión puntualmente a la hora indicada.
No dudes en contactar con nosotros para saber más. Electrotel Barcelona te ofrece completa integración audio visual para tu sala de videoconferencias.
Muchas gracias a todos por contar con nosotros.
