Cómo preparar una sala de videoconferencia

Pasar de reuniones cara a cara a reuniones en línea puede ser un gran cambio para todo el equipo. El apoyo es clave para ayudar a todos a hacer la transición a la nueva forma de colaboración.

 

Una reunión mediante videoconferencia bien organizada se puede utilizar para capacitar eficazmente a los empleados, cerrar una venta importante, establecer objetivos comerciales y mantener los proyectos importantes en el camino correcto.

Una reunión exitosa comienza mucho antes de que todos estén reunidos en una sala de videoconferencias. La persona que dirige la reunión debe hacer arreglos, reunir materiales, enviar invitaciones y coordinar las actividades.

Desde Electrotel Barcelona  hemos realizado una selección de las 3 tendencias más relevantes del 2020, de como afectaría tanto a nivel usuario como a nivel profesional.

Los participantes deben estar preparados para manejar cualquier tarea requerida, proporcionar comentarios, hacer presentaciones o intercambiar ideas. Hacer el trabajo preliminar con anticipación hará que la reunión se desarrolle sin problemas y lo ayudará a alcanzar sus metas.

1. Determine si está llevando acabo la reunión o espera participar de alguna manera. Si está a cargo de los arreglos, esté listo para coordinar la programación, los materiales y el ritmo de la reunión.

 

2. Establezca una meta para la reunión. Decida si está tratando de realizar una venta, incorporar a un inversor, capacitar a los empleados sobre las políticas de la empresa o intercambiar ideas sobre nuevos productos.

 

3. Establezca una agenda para la reunión. Avise a los participantes si se espera que la reunión sea particularmente larga. Deje tiempo para ir al baño o para tomar un refresco. Prepare un horario si habrá varios oradores o presentadores.

 

4. Haga arreglos para una sala de reuniones, una conferencia telefónica o una videoconferencia. Reserve un horario que funcione para todos los participantes clave. Llame o envíe un correo electrónico al grupo para asegurarse de que el horario elegido funcione para todos.

 

5. Envíe los detalles de la hora y la ubicación a todos los participantes. Si está tratando con empleados, avíseles si la asistencia es obligatoria u opcional. Envíe por correo electrónico números y códigos de llamadas entrantes de conferencia si está organizando una reunión telefónica o videoconferencia.

 

6.Prepárese para cualquier equipo necesario. Por ejemplo, si va a tener una presentación por computadora, asegúrese de que la sala de conferencias tenga una pantalla y un proyector. Sepa cómo conectar su PC o  portátil al proyector para no tener que perder un valioso tiempo de reunión tratando con detalles técnicos.

 

7. Prueba tu presentación antes de hacerlo frente a los clientes. Asegúrate de que tu argumento de venta o inversión sea profesional, conciso e interesante. Los gráficos interminables proyectados en una pantalla no hacen que las reuniones sean atractivas. Comprende a tu audiencia, cómo puede satisfacer sus necesidades y qué objetivos desea alcanzar.

 

8. Reúna los materiales. Imprima folletos. Asegúrate de que haya suficientes sillas para todos. Prepara refrigerios o haz arreglos de catering si es necesario.

 

9.Recuerde a los participantes 24 horas antes o en la mañana de la reunión en sí. Trate de comenzar la reunión puntualmente a la hora indicada.

No dudes en contactar con nosotros para saber más. Electrotel Barcelona te ofrece completa integración audio visual para tu sala de videoconferencias.

Muchas gracias a todos por contar con nosotros.

 



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