Videoconferencia en la empresa
Videoconferencia: la mejor manera de mejorar la comunicación con clientes y empleados
La videoconferencia es un sistema interactivo que permite a varios usuarios mantener una conversación virtual por medio de la transmisión en tiempo real de video, sonido y texto a través de Internet.
Estos sistemas están especialmente diseñados para llevar a cabo sesiones de capacitación, reuniones de trabajo, demostraciones de productos, entrenamiento, soporte, atención a clientes, marketing de productos, etc.
La videoconferencia hace que las reuniones de una empresa sea mas eficiente, ya que ahorra costos y mejora la productividad de los empleados, debe contar con un elemento importante como lo es la sala de conferencias equipada para tal fin.
Hoy en día las oficinas de las empresas están cambiando y disponen de espacios más relajados y para trabajo colaborativo, porque permiten una mayor integración entre los departamentos y eso provoca mejoras en la productividad y en las ventas de la compañía.
Reuniones y conferencias virtuales: las ventajas para tu empresa
Las tendencias de los próximos años en el terreno de la comunicación de la empresa mantienen a la videoconferencia como uno de los medios mas utilizados. Su potencial para mejorar la productividad de la empresa y la mejorar la relación con los clientes y proveedores hace que este tipo de software cuente con mucho margen de crecimiento.
El uso de la tecnología en el ámbito empresarial, con el objetivo de mejorar las comunicaciones y la productividad de las mismas, ha sido un elemento común en todo tipo de sectores profesionales. Una de las herramientas más utilizadas, todavía en crecimiento, han sido las soluciones tecnológicas, software y aplicaciones para realizar videoconferencia y reuniones virtuales. El principal uso se concentra en las reuniones empresa-cliente o las que realizan los propios socios de la compañía.
La mejor opción si debe reunirse con empleados o clientes que están lejos del centro de operaciones, es realizar una videoconferencia. Para ello, es necesario que la empresa cuente con un espacio especial dedicado a esta actividad, contar con una buena conexión a internet y el hardware necesario para tener una buena experiencia.
“En Electrotel contamos con lo último en tecnología para realizar videoconferencias de calidad y mejorar el rendimiento y la eficacia de las comunicaciones de su empresa.”
Los beneficios de la videoconferencia en la comunicación corporativa
Empresas con filiales en ciudades o estados diferentes a donde se encuentra localizado su núcleo, cuentan con una tecnología altamente eficiente: la videoconferencia en alta definición.
La videoconferencia proporciona una comunicación en tiempo real. Con las inversiones correctas en soluciones de IT, con colaboradores capacitados y habilitados para preparar todos los equipamientos y supervisar su funcionamiento, es posible hacer que la experiencia sea realmente ventajosa comparada con la reunión presencial.
Es necesario garantizar una buena conexión a internet, equipamientos y soluciones que se identifiquen entre sí y sean compatibles. Con la videoconferencia es posible realizar encuentros por medio de imágenes transmitidas en tiempo real para desktops, portátiles, tablets o hasta smartphones, aproximando a los empleados que no pueden estar presentes en la sala de juntas pero que logran participar a través de la conexión en algún tipo de dispositivo. Con eso, todos pueden ser consultados para la toma de decisiones importantes.
Considerada el futuro de la comunicación empresarial, la videoconferencia tiene innumerables beneficios y ventajas:
Competitividad: la videoconferencia aumenta la competitividad y la eficiencia empresarial, pues permite agilizar la toma de decisiones. Con ello, inconvenientes relacionados a los traslados son evitados y las decisiones son tomadas con más rapidez. Además, los encuentros remotos proporcionan conveniencia, practicidad y funcionalidad, pues las imágenes y sonidos son en alta calidad, haciendo que las reuniones virtuales sean grandes aliadas de la comunicación empresarial, lo que se ríe reflejado en su imagen dentro del mercado.
Productividad: ya que la videoconferencia se realiza en puntos geográficamente distantes y no hay necesidad de viajar, los colaboradores ahorran horas de trabajo. Todo eso, ayuda a aumentar la productividad de la empresa, a recortar las distancias y representan una evolución en la economía.
Son fáciles de usar: hoy en día las herramientas destinadas a reproducir la videoconferencia son fáciles de usar y de configurar. Existen aplicaciones en la nube que guardan todos los datos de una videoconferencia y en donde pueden almacenarse presentaciones, videos y cualquier tipo de documentos sin necesidad de ocupar espacio en los ordenadores o móviles de los asistentes.
Reducción de costes: una de las ventajas evidentes para utilizar la videoconferencia y las reuniones virtuales es la reducción de costes de traslados y viajes. Sin duda, muchas reuniones pueden realizarse a distancia sin necesidad de utilizar tiempo ni dinero en los desplazamientos, algo que cualquier empresa valora muy positivamente y contribuye de forma directa en la cuenta de resultados y en la productividad.
Seguridad: la criptografía también está presente en la videoconferencia. Eso deja a los softwares más seguros, permitiendo que las empresas protejan su información a partir del una serie de códigos solicitados para realizar la conferencia en el ingreso a la interface.
Mejor seguimiento de los proyectos: los clientes siempre valoran el seguimiento que hagamos de sus proyectos o relaciones profesionales que tengamos. Con las reuniones por medio de videoconferencia, la distancia no es un problema para poder hablar cara a cara de forma frecuente con el cliente, aportando un seguimiento adecuado y transmitiendo mucha más cercanía. Una gran herramienta para fidelizar y mejorar la satisfacción del cliente.
Son multiusos: la videoconferencia no sólo pueden usarse para reuniones ejecutivas, también permiten comunicar a universidades, instituciones de gobierno, instituciones financieras e incluso funcionan para la telemedicina.
En términos generales, las bases de la videoconferencia son:
- Comunicación de video, voz y texto sin coste entre usuarios, habitualmente mediante infraestructuras de VoIP.
- Videoconferencias desde PC y dispositivos móviles y desde los principales sistemas operativos.
- Funcionalidad de videoconferencia grupales, con varios usuarios desde lugares geográficos diferentes.
- Posibilidad de compartir la pantalla con el resto de miembros de la videoconferencia (documentos, presentaciones, etc.)
- Funcionalidad de envío de documentos y archivos al resto de miembros de la videoconferencia.
- Funcionalidad de chat en vivo con todos los miembros de la videoconferencia.
- Sistemas de encriptación de mensajes y llamadas para garantizar la seguridad y privacidad de los participantes.
- Apps para descargar en los dispositivos móviles en los principales App Store.
- Funcionalidad de grabación de las videoconferencia.
Si hasta la fecha el uso de las herramientas de videoconferencia ha tenido un gran crecimiento, se espera que el futuro mantenga la misma tendencia. En los últimos años, a la utilización del software en ordenadores de sobremesa y portátiles se ha unido el de los dispositivos móviles, que todavía tienen mucho margen de crecimiento para los próximos años.
Si a ello sumamos que la tecnología y las funcionalidades seguirán mejorando, o que habrá muchas empresas que apuesten por este método de trabajo de sus empleados, su uso continuará evolucionando día a día.
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